Tờ khai hải quan là chứng từ đặc biệt quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Bất kì một mặt hàng gì khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải truyền tờ khai hải quan để có được tờ khai hải quan và làm thủ tục hải quan. Nếu bạn xác định làm nghề xuất nhập khẩu bạn cần biết rõ tờ khai hải quan là gì? Cách truyền tờ khai điện tử trên phần mềm Vnaccs như thế nào?

1.Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan tiếng anh là Customs Declaration, là văn bản mà ở đó, chủ hàng (người xuất khẩu & người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì lên tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại.

Hiện nay để truyền tờ khai hải quan, doanh nghiệp sẽ thực hiện thông quan phần mềm. Có 2 phần mềm được sử dụng phổ biến nhất là Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS của công ty Thái Sơn và Phần mềm hải quan điện tử FPT.TQDT của FPT. Thông thường đa số doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu sẽ sử dụng phần mềm của bên Thái Sơn để khai hải quan điện tử

Sau khi truyền tờ khai hải quan, Hải quan sẽ trả kết quả phần luồng, doanh nghiệp sẽ in tờ khai này và kèm theo bộ chứng từ làm Thủ tục hải quan để tiến hành làm thủ tục thông quan hàng hóa.

Phân luồng tờ khai hải quan

Luồng xanh: Cách doanh nghiệp đều mong muốn được vào tờ khai luồng xanh. Doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa.

Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Theo quy định, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa đối với các hàng hóa xuất nhập khẩu của chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan, máy móc, thiết bị thuộc diện miễn thuế của dự án đầu tư trong và ngoài nước, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào khu thương mại tự do, hàng hóa thuộc các trường hợp đặc biệt do thủ tướng chính phủ quyết định.

Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng.

Kiểm tra thực tế không quá 5% lô hàng: Được tiến hành nhằm đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.

Kiểm tra thực tế 10% lô hàng : hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thông tin phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra nếu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu có thì tiếp tục kiểm tra

Kiểm tra toàn bộ lô hàng : đối với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật về hải quan

2.Nội dung cơ bản của Tờ khai hải quan

Phần 1: bao gồm: Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký tờ khai.

Phần 2: gồm: Tên và địa chỉ của người xuất khẩu, nhập khẩu.

Phần 3: thông tin chi tiết lô hàng như bill, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất ngày cập, số lượng hàng…

Phần 4: Hóa đơn thương mại, trị giá hóa đơn…

Phần 5: Thuế và sắt thuế phần này sau khi ta nhập chi tiết các mặt hàng thì hệ thống tự động xuất ra cho mình luôn.

Phần 6: phần dành cho hệ thống hải quan trả về

Phần 7: Phần ghi chú về tờ khai hải quan

Phần 8: List hàng hóa

Cách ghi tiêu thức trong tờ khai như thế nào?

Để tránh tình trạng bị nhầm lẫn nội dung cũng như việc kê khai chuẩn chỉnh nhất, không mất thời gian cho chủ hàng, bạn cần làm đúng theo các yêu cầu trong tờ khai như dưới đây:

– Góc trái của tờ khai: Người khai hải quan ghi rõ tên Chi cụ Hải quan đang ký tờ khai, Chi cục hải quan cửa khẩu xuất khẩu.

– Ở phần giữa của tờ khai:

Số tham chiếu và ngày giờ gửi: đây là số do hệ thống cấp tự động cho mỗi tờ khai khi người khai hải quan gửi dữ liệu khai báo hải quan điện tử tới hệ thống để đăng ký kê khai hàng hóa xuất khẩu.

Số tờ khai, ngày giờ đăng ký: phần này là số thứ tự của số đăng ký tờ khai hàng ngày theo từng loại hình xuất khẩu tại từng Chi cục Hải quan do hệ thống đã tự động ghi lại. Với trường hợp cần ghi thủ công thì công chức Hải quan sẽ ghi đầy đủ cả số tờ khai, kỹ thiệu loại hình xuất khẩu hàng hóa, ký hiệu Chi cục hải quan đăng ký theo trật tự: Số tờ khai/XK/loại hình/đơn vị đăng ký tờ khai, số lượng phụ lục tờ khai và ký tên đóng dấu công chức.

– Phần bên phải tờ khai:

Phương thức thủ công: công chức hải quan sẽ tiếp nhận đăng ký tờ khai hàng hóa xuất khẩu ký tên và đóng dấu công chức.

Phương thức điện tử: tự động sẽ ghi tên hoặc số ký hiệu của công chức đã tiếp nhận tờ khai.

3.Cách truyền tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm Vnaccs

Đa số các doanh nghiệp hiện nay đều dùng phần mềm Ecus5 – Vnaccs để Khai báo Hải quan. Vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng phần mềm này trong việc khai báo hải quan điện tử.

Hệ thống thông quan hàng hóa tự động – phần mềm Vnaccs tên tiếng Anh là Vietnam Automated Cargo Clearance System, sử dụng để thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, khu chế xuất,….

Các doanh nghiệp thường gọi đây là phần mềm khai báo hải quan điện tử Vnaccs.

Phần mềm Vnaccs có nghiệp vụ gì mà doanh nghiệp có thể sử dụng gồm:

Khai báo điện tử (e-Declaration);

Hóa đơn điện tử (e-Invoice);

Thanh toán điện tử (e-Payment);

C/O điện tử (e-C/O), hiện nay có C/O form D, AK áp dụng dưới hình thức điện tử.

Manifest điện tử (e-Manifest) (bản lược khai hàng hóa điện tử)

Các bước cơ bản truyền tờ khai bằng phần mềm Vnaccs

Bước 1: Mua chữ kí số, chuẩn bị chứng từ để khai hải quan

Mỗi chữ kí số sẽ là 1 tài khoản trên Vnaccs, 1 doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ kí số.

Để khai báo Hải quan bạn cần chuẩn bị những thông tin và chứng từ gì?

Những thông tin cần thiết để khai Hải quan gồm:

+ Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, Mã số thuế, địa chỉ.

+ Xác định loại hình doanh nghiệp

+ Nội dung hàng hóa, hàng có phải thuộc hàng có điều kiện (phải kiểm tra chất lượng, hàng phải xin giấy phép, hàng kiểm dịch, hàng phải khai báo hóa chất) hay không? Để có thông tin điền vào các mục khai báo Hải quan.

Khi truyền tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị những chứng từ sau:

– Contract – hợp đồng ngoại thương (không bắt buộc)

– Invoice – hóa đơn thương mại (bắt buộc)

– Vận đơn – bill of lading (nếu là truyền tờ khai nhập khẩu) (bắt buộc)

– Packing list – phiếu đóng gói (Khi có kiểm hóa)

– Arrival Notice – Giấy báo hàng đến (nếu là truyền tờ khai nhập khẩu)

– Giấy phép quản lí chuyên ngành (nếu có)

Việc chuẩn bị chứng từ sẽ giúp bạn không bị lúng túng khi tiến hành khai báo hải quan điện tử.

Bước 2: Đăng ký tài khoản Vnaccs

Các công ty mới thành lập chưa có thông tin trên hệ thống Hải quan, vì vậy cần phải đăng ký thông tin bằng cách gửi email đến Tổng cục Hải quan, sau khi Tổng cục Hải quan cập nhật thông tin mới có thể tạo được tài khoản này bao gồm:

– Mã người sử dụng (User code)

– Mật khẩu (passwords)

– Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID)

– Khóa truy cập

Cách thứ 2 doanh nghiệp nên liên hệ bên cấp chữ ký số họ đăng ký tài khoản, đây là cách dễ dàng và nhanh nhất.

Sau khi có account thì doanh nghiệp sẽ thực hiện các bước khai hải quan tiếp theo.

Bước 3:  Lên tờ khai.

Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu (contract, invoice, packinglist) thì người khai hải quan dựa vào những chi tiết tiết trên tờ khai để lên tờ khai hải quan theo những thông tin trên hệ thống.

Bước 4: Truyền tờ khai

Sau khi lên tờ khai đây đủ thì mình truyền tờ khai lên hệ thống hải quan, Sau khi truyền số liệu, bạn sẽ nhận được thông tin phản hồi từ cơ quan hải quan. Trường hợp hệ thống phát hiện thấy lỗi, sẽ có thông báo trên màn hình máy tính để bạn sửa lại. tính thuế nhập khẩu

Khi các bước thực hiện và số liệu sơ bộ hợp lệ, hệ thống sẽ trả về về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng. Bạn sẽ thực hiện một trong các lựa chọn sau:

+ Luồng xanh (kí hiệu số “1”): Bạn được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế. Sau khi lô hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan thì chỉ cần cầm tờ khai xuống đăng kí và sẽ được thông quan luôn. ( khi có tiền thuế ( nếu có) vào tài khoản hải quan).

+ Luồng vàng (kí hiệu số “2”): Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thì được  thông quan, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa thì phải kiểm hóa giống như trường hợp bị luồng đỏ.

+ Luồng đỏ (kí hiệu số “3”): Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa. commercial invoice

Hiên nay có hai cách để thực hiện kiểm hóa :

Đó là hải quan trực tiếp xuống mở container ra kiểm tra thực tế hàng hóa, hai là thực hiện qua máy soi kiểm hóa.

Bước 5: Đóng dấu thông quan và lấy hàng.

Bước 6: Nhập dữ liệu vào phần mềm.

Lưu ý: khi truyền tờ khải hải quan bạn phải điền chính xác những thông tin trên tờ khai, và cần đọc những thông tư, nghị định có liên quan đến nội dung được yêu cầu trên tờ khai. Bạn không cần điền thông tin ngày khai báo do phần mềm sẽ tự động cập nhật.