Trong xuất nhập khẩu, bên cạnh những chứng từ giữa bên mua và bên bán như hợp đồng, Invoice, ….thì còn một chứng từ vô cùng quan trọng nữa, đó là chứng từ thể hiện mối liên lạc giữa bên mua, bên bán với nhà vận chuyển. Chứng từ mà chúng tôi đề cập ở đây chính là Vận đơn.

Là một nhân viên xuất nhập khẩu bạn không thể không hiểu về vận đơn, cách phân loại , tác dụng của chúng,…nhằm xác định được thông tin vận chuyển đơn hàng như: tên phương tiện vận chuyển, cảng đi/đến, số bill, tên hàng, số kiện, trọng lượng và khối lượng, ngày hàng bốc xếp lên phương tiện vận chuyển…..

1.Vận đơn là gì?

Vận đơn nếu hiểu theo kiểu đơn giản thì nó là đơn vận tải – thông tin vận chuyển chuyến hàng, (thường hay gọi là vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, giấy gửi hàng đường sắt,…), là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.

2.Chức năng của vận đơn

+ Nó là bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết và chỉ rõ nội dung của hợp đồng đó. Với chức năng này, nó xác định quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người chủ hàng, mà trong đó, đặc biệt là quan hệ pháp lý giữa người vận tải và người nhận hàng.

+ Nó là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Người vận tải chỉ giao hàng cho người nào xuất trình trước tiên vận đơn đường biển hợp lệ mà họ đã ký phát ở cảng xếp hàng.

+ Nó là chứng từ xác nhận quyền sở hữu đối với những hàng hóa đã ghi trên vận đơn. Với chức năng này, đây là một loại giấy tờ có giá trị, được dùng để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng.

3.Tác dụng của vận đơn

+ Làm căn cứ khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa,

+ Làm tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng,

+ Làm chứng từ để cầm cố, mua bán, chuyển nhượng hàng hóa,

+ Làm căn cứ xác định số lượng hàng hóa đã được người bán gửi cho người mua, dựa vào đó người ta thống kê, ghi sổ và theo dõi việc thực hiện hợp đồng.

4.Nội dung của vận đơn

Chúng ta nên chú ý đến những điểm dưới đây, đó là những nội dung không thể thiếu :

– Tên và địa chỉ người vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu,

– Cảng xếp hàng (POL)

– Cảng dỡ hàng (POD)

– Tên và địa chỉ người gửi hàng,

– Tên và địa chỉ người nhận hàng, (rất quan trọng)

– Đại lý, bên thông báo chỉ định,

– Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích,

– Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán,

– Thời gian và địa điểm cấp vận đơn,

– Số bản gốc vận đơn,

– Chữ ký của người vận tải (hoặc của thuyền trưởng hoặc người đại diện của thuyền trưởng, hoặc đại lý).

5.Cơ sở pháp lý 

Đây là qui định về nguồn luật điều chỉnh các điều khoản của vận đơn cũng như giải quyết sự tranh chấp giữa chủ hàng và người vận tải. Nguồn luật này, ngoài luật quốc gia còn có cả các công ước quốc tế có liên quan như qui tắc La Haye và công ước Brussel 25/8/1924, Nghị định thư Visby 1968 hoặc công ước Hamburg 1978 về vận đơn đường biển.

6.Phân loại 

Trong vận tải quốc tế, căn cứ vào nhiều yếu tố, người ta chia làm nhiều loại khác nhau. Vì vậy, có rất nhiều loại vận đơn với các tên gọi khác nhau. Ở bài viết này, Taiwanexpress đưa ra cách phân loại các loại thường dùng và được nhắc đến nhiều nhất.

Căn cứ vào quan hệ trong việc trả hàng của vận đơn

+ Vận đơn chủ (Master Bill of lading)

Là chứng từ thể hiện thông tin lô hàng vận chuyển giữa các đại lý vận tải, được phát hành bởi hãng vận chuyển có phương tiện như hãng hàng không, hãng tàu.

Thông tin trên Master Bill of lading gồm:

Người gửi hàng/người nhận hàng: công ty vận chuyển (FWD)

Tên phương tiện vận chuyển, cảng đi/đến, số bill, tên hàng, số kiện, trọng lượng và khối lượng, ngày hàng lên phương tiện vận chuyển…..

+ Vận đơn thứ (House Bill of lading)

Là chứng từ thể hiện thông tin lô hàng vận chuyển giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, được phát hành bởi công ty vận chuyển không có phương tiện, thường là công ty Forwarder phát hành.

Thông tin trên HBL gồm:

Người gửi hàng/người nhận hàng: người XK và NK

Tên phương tiện vận chuyển, cảng đi/đến, số bill, tên hàng, số kiện, trọng lượng và khối lượng, ngày hàng lên phương tiện vận chuyển…..

Căn cứ vào khả năng chuyển nhượng (hay còn gọi là khả năng lưu thông) của vận đơn, có ba loại:

+ Vận đơn theo lệnh (To Order B/L):

Là loại mà tại ô “Người nhận hàng” (Consignee) không ghi tên người nhận hàng, mà ghi hai từ “Theo lệnh” (To order) hoặc theo lệnh của một người nào đó được người giao hàng (Shipper) chỉ định phát lệnh trả hàng, ví dụ: “Theo lệnh của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam” (To order of the Bank for Foreign Trade of Vietnam). Trường hợp trên vận đơn chỉ ghi hai từ: “Theo lệnh” (To order), mà không ghi rõ theo lệnh của ai thì người giao hàng mặc nhiên là người có quyền phát lệnh trả hàng.

Loại này có thể chuyển nhượng được bằng cách người có quyền phát lệnh trả hàng ký hậu (ký ở mặt sau). Nếu không được ký hậu thì chỉ có người có quyền phát lệnh trả hàng mới có thể nhận được hàng từ người vận chuyển. Loại này thường áp dụng cho phương thức thanh toán LC.

+Vận đơn đích danh (Straight B/L):

Thể hiện thông tin người gửi hàng và người nhận hàng thực tế. Là loại mà trên đó ghi rõ tên, địa chỉ của người nhận hàng. Chỉ có người nhận hàng có tên ghi trên đây mới được nhận hàng. Loại này không thể chuyển nhượng được bằng cách ký hậu.

+ Vận đơn vô danh (Bearer B/L):

Là loại trên đó ô “Người nhận hàng” bỏ trống, không ghi gì. Người vận chuyển giao hàng cho bất kỳ người nào xuất trình vận đơn cho họ. Loại này được chuyển nhượng bằng cách trao tay.

Switch bill of lading – 1 loại đặc biệt

Switch bill of lading là một dạng vận đơn mà nó được chuyển đổi từ bộ vận đơn thực tế thành bộ vận đơn khác theo yêu cầu của người gửi hàng.

Việc switch B/L này thường được sử dụng trong các trường hợp mua bán ba bên “Cross trade” hay còn gọi là “Triangle” nhằm mục đích thuận lợi cho việc thanh toán tiền hàng, che giấu xuất xứ hàng hoá, che giấu người bán hàng (thường là nhà sản xuất), đôi khi nó còn được dùng vào việc tránh thuế, hoặc tìm cách giảm thuế với hàng hoá xuất khẩu và hàng hoá nhập khẩu cũng như các qui định khác của các quốc gia mà hàng được luân chuyển.

Switch bill of lading thường sử dụng trong vận chuyển đường biển và không phải doanh nghiệp nào có dịch vụ xuất Switch bill of lading. Vì vậy, khi sử dụng loại vận đơn này, cần thỏa thuận rõ với đơn vị sản xuất thực tế.

Vận đơn là chứng từ không thể thiếu trong hành trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, do vậy, thông quan bài viết này, Taiwanexpress hy vọng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn nắm chắc các kiến thức và vận dụng vào công tác nghiệp vụ của mình.